Po vybratí o doprave a cestovných nákladoch

My vždy po tom, ako všetci vybraní účastníci potvrdia svoju účasť vytvoríme facebook skupinu alebo iné diskusné fórum aby sa účastníci mohli dohodnúť na najvhodnejšom spôsobe dopravy ale aj pripraviť, doriešiť všetky organizačné a logistické záležitosti.

1. vybrať si vhodný let/autobus/vlak - niekto z nášho tímu vždy prezrie najlacnejšie a najvhodnejšie možnosti cestovania a navrhne spôsob, dátum a čas ako cestovať, ale môžu sa účastníci dohodnúť aj na inom spojení ktorý im vyhovuje viac. Ak nie je v infopacku ktorý je vždy zaslaný vybraným účastníkom stanovené inak tak platí, že okrem oficiálnych dátumov projektu môžete pricestovať do krajiny maximálne s 2-dňovým rozdielom, t.j. napríklad 2 dni pred začatím projektu, odísť po projekte o 2 dni neskôr alebo 1 deň pred projektom a zostať o 1 deň dlhšie po projekte. Ak by ste prišli ešte skôr alebo odišli ešte neskôr, mohlo by sa stať, že hosťujúca organizácia by cestovné náklady nepreplatila. Taktiež treba mať na pamäti, že strava ani ubytovanie počas týchto „extra“ dní nie sú hradené hosťujúcou organizáciou, ani ADEL a musia byť hradené samotným účastníkom. Zvyknú túto možnosť účastníci využívať ak si chcú viac pozrieť mesto alebo okolie, stretnúť známych, nakupovať a pod. Pokiaľ nie je v infopacku určené inak, prvý a posledný deň projektu sú zvyčajne určené na cestovanie, takže ak napríklad projekt začína 1. októbra, stačí ak prídete na miesto konania 1.októbra niekedy v poobedňajších alebo večerných hodinách. Ak projekt končí napríklad 10. októbra tak môžete odísť 10.októbra hneď ráno. V rámci každého projektu je určený maximálny limit na cestovné náklady ktorý je určený Európskou komisiou na základe vzdialenosti zo Slovenska (je to buď 80, 170, 275 alebo 400eur), pričom tento limit je zverejnený v každej výzve na prihlásenie pre konkrétny projekt a nedá sa navýšiť. Cestovné náklady budú vždy preplatené maximálne do danej výšky, preto sa vždy snažíme nájsť také spojenie ktoré by bolo do výšky daného limitu, aby účastníci nemuseli doplácať za cestovné náklady zo svojho. Zo skúsenosti vieme, že pre každý projekt sa dá viac-menej „zmestiť“ do daného limitu a nájsť také spojenie aby cesta účastníka spätne nestála nič. Ak sa do limitu zmestí aj batožina (checked-in/veľký kufor), možno si ju prikúpiť k letenke a bude taktiež preplatená.

2. pred kúpou letenky/lístka je potrebné zaslať printscreen návrhu letu alebo vlakového či autobusového spoja do vytvorenej facebook skupiny alebo na email apply@adelslovakia.org (platí v prípade ak je zvolený let iný než ten ktorý bol navrhnutý niektorým z nás)

3. počkajte na odpoveď a schválenie od nás

po schválení si môžete zakúpiť cestovný lístok alebo letenku. Ak ste si doposiaľ nikdy letenku nekupovali napíšte nám a my Vám s tým pomôžeme. Po tom ako Vám letenka alebo lístok príde na email ho prepošlite aj nám na apply@adelslovakia.org

5. 5. v prípade cestovania lietadlom si je dobré deň pred odletom urobiť online check-in a vytlačiť boarding passy, najlepšie dvakrát (to vždy ešte dodatočne pred odletom pripomíname)

Nevadí, stačí, keď sa autobusom alebo vlakom účastník dopraví zo Slovenska na niektoré z priľahlých letísk – či už Viedeň, Budapešť, Brno, Praha, Katowice, Krakow, v prípade, že je let lacnejší, ako zo slovenských letísk.

Niekedy to možné je, avšak je potrebné sa najprv obrátiť na nás, pretože je potrebné získať súhlas hosťujúcej organizácie, no súhlas sa ľahšie získava a je to aj ekonomickejšie aj „enviromentally friendy“ ak autom cestuje viac účastníkov ako len jeden/dvaja

Žiaľ nie, všetci účastníci musia svoju cestu na projekt začať na Slovensku a vrátiť sa tiež späť na Slovensko

Z dôvodu zákazu dvojitého financovania to nie je možné. Ide o pravidlo Európskej Komisie, ktorá projekty Erasmus + financuje a nie je možné urobiť výnimku. Môžete sa však zúčastniť po návrate.

Ak existuje závažný dôvod, poplatok vraciame v plnej výške. Ak však ide o projekt, kam sa zvyčajne cestuje autobusom/vlakom (najmä v Česku, Maďarsku, Poľsku, Chorvátsku, Rumunsku atď.) a tým pádom odpadá potreba zakúpenia si lístkov vopred prípadne ich zrušenie je možné, v takom prípade je účastník povinný nájsť si za seba náhradníka, ak zruší účasť menej ako štyri týždne pred začiatkom projektu. Vieme totiž už z predošlých projektov že v takýchto prípadoch účastníci zvyknú rušiť účasť mnohokrát takmer bezdôvodne aj zopár dní pred výmenou, čo nám následne spôsobuje problémy keďže na každom projekte sa musí zúčastniť určitý počet ľudí z každej zapojenej krajiny. Na každý projekt sa síce hlási niekoľkonásobne viac záujemcov než je miest, no ťažko sa hľadá náhradník zopár dní pred začiatkom projektu. Ak teda budete chcieť zrušiť účasť menej ako 4 týždne pred projektom a chcete aby Vám bol vrátený poplatok, tak žiadame účastníkov o pomoc pri nájdení náhradníka.

Ak ste si už zakúpili letenku a chcete/musíte z určitých vážnych dôvodov zrušiť svoju účasť na projekte, môžete tak samozrejme urobiť, ale problém nastáva pri stornovaní letenky. Závisí totiž od leteckej spoločnosti; niektoré letenky je možné stornovať no vrátia Vám len časť peňazí a tú časť ktorú Vám nevrátia budete musieť žiaľ hradiť zo svojho. Cestovné náklady sú totiž podľa pravidiel programu Erasmus+ možné preplatiť len tým, ktorí sa daného projektu zúčastnia. Ak teda zrušíte účasť, nemáte nárok na preplatenie cestovných nákladov. Čo sa týka účastníckeho poplatku, ten Vám bude vrátený ale samozrejme budeme opäť radi ak pomôžete s nájdením náhradníka.

To síce môžete ale náklady za taxíky sa nedajú preplatiť. V infopacku je vždy uvedený spôsob ako sa z letiska dopraviť na miesto konania, a v niektorých prípadoch vyzdvihnú účastníkov na letisku samotní organizátori.

- v prvom rade upozorňujeme aby ste si dávali pozor a odložili všetky cestovné lístky, t.j. za autobus/vlak na letisko, boarding passy z lietadla atď. a pre istotu si ich aspoň odfotili do mobilu pre prípad straty. - po návrate domov z projektu je potrebné na adresu hosťujúcej organizácie zaslať originály všetkých cestovných lístkov a v prípade leteckej dopravy aj boarding passov (nestačia skeny alebo fotky zaslané elektronickou formou, opäť ide o pravidlo Európskej komisie). Presnú adresu Vám oznámi hosťujúca organizácia počas projektu alebo zašle emailom po skončení projektu. Môžete lístky poslať jednotlivo všetci účastníci alebo sa môžete dohodnúť so zvyšnými účastníkmi zo Slovenska a pošle to za celú skupinu len jeden z Vás. Ak máte len elektronické lístky, t.j. ak ste si urobili online check in a máte boarding passy taktiež v elektronickej podobe a na letisko Vás niekto priviezol alebo ste lístok stratili, tak stačí takéto lístky poslať na email hosťujúcej organizácie. Hosťujúca organizácia následne preplatí cestovné náklady maximálne do výšky stanoveného limitu na cestovné náklady ktorý bol zverejnený vo výzve.

- cestovné náklady nepreplácame my ale hosťujúca organizácia ktorá získala grant na zorganizovanie projektu aj na preplatenie cestovných nákladov. Niekedy ich zašle po skončení projektu na náš účet a my Vám ich potom prepošleme alebo priamo na bankové účty účastníkov

- neexistuje presné pravidlo a podmienka dokedy musia byť cestovné náklady preplatené preto časové obdobie sa veľmi líši v každom projekte a krajine. Niektoré organizácie, ako napríklad aj tá naša, ak hosťujeme výmeny na Slovensku, cestovné náklady preplácame účastníkom do 2 týždňov od doručenia všetkých lístkov. Niektorým organizáciám však proces trvá dlhšie aj z toho dôvodu, že Európska komisia poskytne na začiatku organizáciám 80% grantu z ktorých hradia ubytovanie, stravu, zabezpečia program pre účastníkov. Po skončení projektu, odoslaní záverečnej správy, fotiek, prezenčnej listiny atď. dostane organizácia zvyšných 20% z ktorých následne organizácie preplácajú cestovné náklady. Približne sa čaká na vrátenie cestovných nákladov 2 mesiace, vždy sú však cestovné náklady vrátené.